Ông Bùi Đăng Khôi, 67 tuổi, đến Trung tâm phục vụ hành chính công đặc khu Cô Tô (tỉnh Quảng Ninh) làm thủ tục chứng thực giấy tờ. Khác với trước đây phải xếp lượt chờ photocopy rồi đóng dấu, nay ông được hướng dẫn sử dụng kiosk thông minh, có màn hình cảm ứng tích hợp sẵn chức năng scan tài liệu, xác thực và nộp hồ sơ trực tuyến. Chỉ vài phút sau, thủ tục hoàn tất. Ông Khôi chia sẻ:

“ Ứng dụng hệ thống máy móc hiện đại giúp chúng tôi đỡ mất thời gian và hồ sơ được xử lý chính xác. Từ khi vận hành chính quyền hai cấp, công việc được giải quyết rất là nhanh chóng.”

Đặc khu Cô Tô là 1 trong các địa phương đang thí điểm kiosk thông minh và hệ thống xác thực, cấp bản sao số tài liệu điện tử tại Trung tâm phục vụ hành chính công. Từ ngày 29/4, ngoài Trung tâmphục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh, các Trung tâm cấp xã, phường, đặc khu có giao dịch lớn được thí điểm là Cô Tô, Vân Đồn, Hồng Gai, Hà Lầm, Quảng Yên, Đông Triều, Cửa Ông và Tiên Yên.

Thiết bị tích hợp màn hình cảm ứng lớn, hỗ trợ người dân tự scan giấy tờ bản gốc. Hệ thống AI tự động nhận diện, kiểm tra tính hợp lệ và xác thực thông tin qua tài khoản VNeID hoặc căn cước công dân gắn chip. Bản sao số sau khi được tạo lập sẽ lưu thẳng lên tài khoản VNeID, có thể dùng lại cho các hồ sơ về sau, không cần làm lại nhiều lần.

Ở địa bàn đặc thù như đảo Cô Tô, kiosk thông minh giúp người dân từ các thôn đảo xa tiết kiệm nhiều thời gian. Còn đối với cán bộ thực hiện tiếp nhận thủ tục, chị Nguyễn Thị Hằng, Trung tâm phục vụ Hành chính công đặc khu Cô Tô cho biết, toàn bộ quy trình từ xác thực đến in bản sao có mã QR chỉ mất khoảng 3-5 phút, thay vì 15 phút như trước đây, đồng thời vẫn đảm bảo an toàn, bảo mật và giá trị pháp lý:

“Bản sao số sau khi quét được tích hợp đồng thời trên tài khoản VNeID của công dân để tái sử dụng cho các hồ sơ sau này. Thời gian thực hiện thủ tục được rút ngắn từ một phần hai đến một phần ba so với trước đây, giảm áp lực đáng kể cho cán bộ.”

Từ đầu năm đến hết tháng 5, Trung tâm phục vụ Hành chính công đặc khu Cô Tô tiếp nhận hơn 1.200 hồ sơ. Trong số hơn 1.000 hồ sơ tiếp nhận mới, có tới 99,2% hồ sơ được thực hiện trực tuyến. Toàn bộ hồ sơ đã giải quyết được trả kết quả bản điện tử. Đặc biệt, 106/106 phiếu khảo sát hài lòng và rất hài lòng.

Việc triển khai thí điểm Hệ thống kiosk thông minh là một trong những bước chuyển cải cách hành chính sang hành chính chủ động, phục vụ thông minh tại Quảng Ninh, qua đó nâng cao tính minh bạch, hiện đại trong giải quyết thủ tục hành chính, nhất là ở cấp cơ sở. Ngoài các địa phương thí điểm, nhiều xã phường tại Quảng Ninh đã tự đầu tư trang bị kiosk thông minh như các phường Hạ Long và Móng Cái 1, Cẩm Phả, Uông Bí.

Bà Nguyễn Bảo Phương, Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công phường Hồng Gai nhấn mạnh lợi ích kép mà Kiosk thông minh mang lại:

“Kiosk không chỉ giúp người dân nộp hồ sơ nhanh hơn, tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian chờ đợi. Quan trọng hơn, đây là công cụ để hình thành kỹ năng số cho cộng đồng, giúp người dân từng bước tiếp cận và làm quen với các dịch vụ công trực tuyến một cách tự nhiên.”

Không chỉ kiosk thông minh, hiện tại, trên 90% hồ sơ tại các Trung tâm Phục vụ HCC cấp tỉnh và cấp xã ở Quảng Ninh đã được tiếp nhận, số hóa và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử, duy trì quy trình 5 bước trên môi trường điện tử gắn với việc sử dụng chữ ký số trong toàn bộ quá trình xử lý. Các tài liệu lưu trữ tại cơ sở cũng đã được chủ động số hóa như hồ sơ Đảng viên, hồ sơ đất đai, hộ tịch, kiểm tra giám sát và văn bản hành chính để phục vụ quản trị số tại cơ sở, ưu tiên số hóa các hồ sơ có giá trị lâu dài và tần suất khai thác cao để phục vụ trực tiếp công tác quản lý và giải quyết thủ tục hành chính.

Kết quả từ đầu năm đến nay, các Trung tâm phục vụ Hành chính công cấp xã ở Quảng Ninh đã đạt tỷ lệ giải quyết đúng và trước hạn 98,5%, tỷ lệ hồ sơ thực hiện trực tuyến đạt gần 99%; số hóa hồ sơ đạt 99,7%; trả kết quả bản điện tử đạt 99,8%. Sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp đạt trên 99%, nhiều thời điểm lên tới 99,7%. Quảng Ninh sẽ chuyển mạnh sang quản trị dựa trên dữ liệu số theo nguyên tắc “một lần thu thập, nhiều lần sử dụng”, thí điểm trợ lý số hỗ trợ cán bộ cấp xã và hệ thống AI phân tích điều hành, nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ cấp xã… Qua đó cụ thể hóa các chủ trương lớn của Trung ương về đột phá phát triển KHCN, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia, tiếp tục đơn giản hóa thủ tục hành chính trên nền tảng dữ liệu, nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Trường Giang, CTV Thu Báu/VOV Đông Bắc